Політика конфіденційності / Privacy Policy

Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Политика конфиденциальности / Privacy Policy

Содержание

1. Общие понятия и сфера применения.

2. Перечень баз персональных данных.

3. Цель обработки персональных данных.

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных.

5. Местонахождение базы персональных данных.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.

8. Права субъекта персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.

10. Государственная регистрация базы персональных данных.

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

База персональных данных – совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в виде картотек персональных данных.

Ответственное лицо – определенное лицо, организующее работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом.

Владелец базы персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе, устанавливает их состав и процедуры обработки, если иное не определено законом.

Государственный реестр баз персональных данных – единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных.

Общедоступные источники персональных данных – справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных.

Социальные сети и интернет-ресурсы, где субъект персональных данных оставляет свои персональные данные, не считаются общедоступными источниками персональных данных (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что данные размещены для свободного распространения и использования).

Согласие субъекта персональных данных – любое задокументированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

Обезличивание персональных данных – удаление сведений, позволяющих идентифицировать личность.

Обработка персональных данных – любые действия или совокупность действий, осуществляемых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице.

Персональные данные – сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано.

Распорядитель базы персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные.

Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять технические работы с базой данных без доступа к содержимому персональных данных.

Субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого, согласно закону, осуществляется обработка его персональных данных.

Третье лицо – любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владелец или распорядитель базы персональных данных передает персональные данные в соответствии с законом.

Особые категории данных – персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профсоюзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, непосредственно осуществляющими обработку и/или имеющими доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных: база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных является хранение и обслуживание данных контрагентов в соответствии со статьями 6, 7 Закона Украины «О защите персональных данных».

3.2. Целью обработки персональных данных является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление/получение и осуществление расчетов за приобретенные товары/услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с заявленной целью обработки.

Согласие субъекта персональных данных может быть выражено в следующих формах:

• документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;

• электронный документ, содержащий обязательные реквизиты для идентификации документа и физического лица;

• отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе, на основе задокументированных программно-технических решений.

4.2. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.3. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу, его правах, целях сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется во время оформления гражданско-правовых отношений.

4.4. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа третьих лиц к персональным данным определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу базы персональных данных на обработку этих данных, либо в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению соблюдения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не способно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

• фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица, подающего запрос (для физического лица-заявителя);

• наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос;

• подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица-заявителя);

• фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подается запрос;

• сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, либо сведения о владельце или распорядителе этой базы;

• перечень запрашиваемых персональных данных;

• цель запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления.

В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает лицу, подавшему запрос, что запрос будет удовлетворен, либо персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Все сотрудники владельца базы персональных данных обязаны соблюдать требования конфиденциальности в отношении персональных данных и информации о счетах в ценных бумагах и их обороте.

6.7. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с момента поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.8. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.9. В уведомлении об отсрочке указываются:

• фамилия, имя и отчество должностного лица;

• дата отправки уведомления;

• причина отсрочки;

• срок, в течение которого запрос будет удовлетворен.

6.10. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен в соответствии с законом.

6.11. В уведомлении об отказе указываются:

• фамилия, имя, отчество должностного лица, отказавшего в доступе;

• дата отправки уведомления;

• причина отказа.

6.12. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в уполномоченный государственный орган по вопросам защиты персональных данных, другие органы государственной власти и органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит защита персональных данных, либо в суд.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.

7.1. Владелец базы персональных данных оснащен системными и программно-техническими средствами, а также средствами связи, которые предотвращают потерю, кражу, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законодательством. Ответственное лицо определяется приказом владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

• знать законодательство Украины в области защиты персональных данных;

• разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в зависимости от их профессиональных, служебных или трудовых обязанностей;

• обеспечить выполнение сотрудниками владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;

• разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы относительно периодичности осуществления такого контроля;

• информировать владельца базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;

• обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

• получать необходимые документы, включая приказы и другие распорядительные документы, изданные владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;

• делать копии полученных документов, включая копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;

• участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;

• вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и усовершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;

• получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;

• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, касающихся обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, включая тех, кто осуществляет их обработку, обязаны не допускать раскрытия любым способом персональных данных, которые им были доверены или которые стали известны в связи с выполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Это обязательство сохраняется после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, за исключением случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, включая тех, кто осуществляет их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных», несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

• знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, ее назначение и наименование, местонахождение и/или место проживания (пребывания) владельца или распорядителя этой базы, или дать соответствующее поручение относительно получения этой информации уполномоченным им лицам, за исключением случаев, установленных законом;

• получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в том числе информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;

• на доступ к своим персональным данным, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;

• получать не позднее чем через тридцать календарных дней с момента получения запроса, за исключением случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;

• предъявлять обоснованное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;

• предъявлять обоснованное требование о изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;

• на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, не предоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или позорят честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;

• обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к полномочиям которых относится защита персональных данных;

• использовать средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

• фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

• другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;

• сведения о базе персональных данных, относительно которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы;

• перечень персональных данных, которые запрашиваются.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления.

9.5. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.6. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».